Reglement

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’association européenne : « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne ». Le présent règlement vise à inscrire dans son mode de fonctionnement et dans la composition de ses instances de direction la diversité des membres qui composent l’association.

Titre I : Membres

Art. 1 – Composition

L’association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » est composée des membres suivants:– fondateurs– ordinaires– extraordinaires– honoraires

Art. 2 – Cotisations

Les membres de l’association doivent s’acquitter d’une cotisation dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil de Direction. Cette cotisation peut être annuelle ou pluriannuelle. Sur proposition du Conseil de Direction, l’Assemblée Générale peut exonérer de cotisation une ou plusieurs catégories de membres. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, ou de disparition d’un membre en cours d’année.

Art. 3 – Admission de membres nouveaux

’association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. L’adhésion à l’association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » est libre pour toutes les personnes physiques et morales qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve des modalités prévues dans les statuts. Elle ne devient définitive qu’après validation par le Conseil de Direction qui détermine la qualité du nouveau membre (fondateurs, ordinaire, extraordinaire, honoraire).

Titre II: Fonctionnement de l’association

Art. 4 – Le Conseil de Direction

Les membres du Conseil de Direction sont élus par l’Assemblée Générale. Le Conseil de Direction est composé d’un représentant de chaque membre fondateur (à jour de ses obligations vis à vis de l’association), et de membres élus par l’Assemblée Générale et à jour de leurs obligations vis à vis de l’association. Pour préserver à l’association son caractère plurinational, il ne pourra pas comprendre plus de 2 représentants issus d’un même pays. Dans le cas où plus de deux représentants issus d’un même pays risqueraient d’être membres du Conseil de Direction, les membres de l’association issus de ce pays et présents ou représentés à l’Assemblée Générale devront au préalable choisir ceux qui seront candidats devant l’Assemblée Générale. Outre les attributions fixées par les statuts de l’association, le Conseil de Direction valide chaque année le budget prévisionnel et le compte de résultat de l’association avant leur présentation devant l’Assemblée Générale. Le Conseil de Direction choisit en son sein un Président et deux vice-présidents. Il se réunit au moins trois fois par an. Un relevé de décisions est établi après chacune de ses réunions. Ce relevé de décisions est soumis à l’approbation du Conseil de Direction suivant et conservé dans un registre consultable lors des réunions du Conseil de Direction et au siège de l’association.

Art. 5 – Le Comité technico-scientifique

Le Comité technico-scientifique est composé d’au moins 7 membres désignés par le Conseil de Direction. Il ne peut excéder 21 membres. Sont membres de droit du Comité technico-scientifique : un représentant désigné par le Conseil d’Orientation des Itinéraires Culturels du Conseil de l’Europe ainsi que le Directeur de l’Institut Européen des Itinéraires Culturels. Les réunions du Comité technico-scientifique sont présidées par le Président de l’association ou, en cas d’empêchement et dans l’ordre, par l’un des vice-présidents de l’association, le Directeur, le Secrétaire Général ou par un membre du Comité technico-scientifique désigné par le Président. Le Comité technico-scientifique émet un avis lors de la sélection des sites « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » et sur toute autre question dont il peut être saisi par le Conseil de Direction de l’Association. Ses avis sont consultatifs. Il se réunit au moins une fois par an.

Art. 6 – L’Assemblée Générale

Conformément aux statuts de l’association, l’assemblée générale se réunit au moins une fois par an en séance ordinaire sur convocation du Président ou d’un vice-président mandaté par le Conseil de Direction. Seuls les membres à jour de leurs obligations vis à vis de l’association sont autorisés à prendre part aux décisions. En cas de nécessité, l’assemblée générale peut être convoquée en réunion extraordinaire dans les cas prévus par les statuts et selon les mêmes modalités que pour une réunion ordinaire.

Art. 7 – Convocation aux réunions

Les réunions des différentes structures composant l’association sont convoquées par le Président selon les formes prévues dans les statuts et dans un délai préalable d’au moins 30 jours avant la date fixée. En cas d’urgence dûment justifiée (validée par au moins deux autres membres du Comité Exécutif), ce délai pourra être ramené à 15 jours à condition que le lieu de réunion présente les caractères d’accessibilité facilitées pour les membres de l’association (présence d’aéroport(s) desservant quotidiennement au moins 5 capitales européennes à moins d’une heure de voiture du lieu de réunion). L’ordre du jour devra être communiqué au moins 15 jours avant la date de la réunion. Les documents nécessitant une validation de la structure convoquée devront être parvenus aux personnes concernées au moins huit jours avant la réunion. Ils devront être formulés dans la langue officielle de l’association ainsi que dans au moins deux autres des langues officielles du Conseil de l’Europe. Les membres ne pouvant être présents aux réunions ont la possibilité de donner un pouvoir à un autre membre participant à la réunion sauf au Directeur et au Secrétaire Général.

Title III : Réglementation financière

Art. 8 – Suivi budgétaire

Le président et le directeur veillent au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant. Ils assurent ou font assurer les taches suivantes : – le suivi des dépenses et des comptes bancaires ; – la préparation et le suivi du budget ; – le remboursement des frais et le paiement des fournisseurs ; – la transparence du fonctionnement financiers envers les organes de l’associations (conseil de direction, assemblée générale) ; – les demandes de subvention ; – l’établissement de la comptabilité. Un état de suivi budgétaire sera présenté à chaque réunion du Comité Exécutif.

Art. 9 – Modalités d’engagement des dépenses

Avec l’accord préalable du Président, le Directeur peut engager librement pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire, dans le cadre du budget approuvé chaque année par le Conseil de Direction et présenté à l’Assemblée Générale. Un document écrit devra attester chaque opération. Le Directeur devra régulièrement en rendre compte lors des réunions du Conseil de Direction.

Art. 10 – Modalités de remboursement des frais

Les frais justifiés par l’activité réelle des bénévoles, dûment missionnés par l’association peuvent être remboursés sur présentation des pièces justificatives. Le Président ou le Conseil de Direction sont seuls habilités pour missionner des bénévoles. Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés. Le remboursement des frais sera fait après accord du Conseil de Direction.

Art. 11 – Activités financières

L’association peut réaliser toutes les activités et les opérations financières, mobilières et immobilières mentionnées dans ses statuts. Toute nouvelle activité sera présentée au Conseil de Direction qui devra la valider avant son lancement.

Title IV: Dispositions diverses

Art. 12 – Activités de communication

Dans le respect du label de l’association, le Directeur pourra engager la réalisation de tout document utile à la réalisation de l’objet statutaire. Avant toute réalisation, les documents devront avoir été soumis au Président et, au moins, à deux autres membres du Conseil de Direction issus de deux pays différents. En cas d’utilisation d’une autre langue que celle dite « officielle », les documents devront avoir été visés par un membre du Conseil de Direction parlant la langue utilisée préalablement à leur réalisation. Toute utilisation du label de l’association est protégée et réglementée. Le Directeur et le Secrétaire Général sont habilités à autoriser son utilisation après sollicitation écrite des membres, organes et organismes qui en feront la demande.

Art. 13 – Ouverture de délégations

Il est possible d’instituer des délégations, bureaux ou antennes secondaires de l’association dans chaque pays européen. La reconnaissance de ces délégations sera proposé par le Conseil de Direction et devra être préalablement acceptée par vote favorable des membres réunis en Assemblée Générale.

Art. 14 – Adhésion de l’association à des organismes

L’association peut adhérer, promouvoir ou prendre des participations au sein d’organismes en harmonie avec ses propres objectifs statutaires. La reconnaissance de cet engagement devra être préalablement acceptée par vote favorable des membres réunis en Assemblée Générale. Le représentant de l’association au sein de ces organismes sera proposé par le Président et devra être accepté par vote favorable du Conseil de Direction.

Art. 15 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » est établi par le Conseil de Direction. Il doit ensuite être validé par la prochaine Assemblée Générale. Dans l’attente de cette validation, il est opposable. Il peut être modifié à l’initiative du Conseil de Direction et selon les mêmes modalités.

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