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REGLEMENT

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association européenne : "Iter Vitis, les Chemins de la Vigne". Le présent règlement vise à inscrire dans son mode de fonctionnement et dans la composition de ses instances de direction la diversité des membres qui composent l’association.

Titre I : Membres

Article 1° – Composition
L’association "Iter Vitis, les Chemins de la Vigne" est composée des membres suivants:
– fondateurs
– ordinaires
– extraordinaires
– honoraires
Article 2 – Cotisations
Les membres de l’association doivent s’acquitter d’une cotisation dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil de Direction. Cette cotisation peut être annuelle ou pluriannuelle. Sur proposition du Conseil de Direction, l’Assemblée Générale peut exonérer de cotisation une ou plusieurs catégories de membres. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, ou de disparition d’un membre en cours d’année.
Article 3 – Admission de membres nouveaux
L’association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. L'adhésion à l'association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » est libre pour toutes les personnes physiques et morales qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve des modalités prévues dans les statuts. Elle ne devient définitive qu'après validation par le Conseil de Direction qui détermine la qualité du nouveau membre (fondateurs, ordinaire, extraordinaire, honoraire).

Titre II : Fonctionnement de l’association

Article 4 – Le Conseil de Direction
Les membres du Conseil de Direction sont élus par l'Assemblée Générale. Le Conseil de Direction est composé d'un représentant de chaque membre fondateur (à jour de ses obligations vis à vis de l'association), et de membres élus par l'Assemblée Générale et à jour de leurs obligations vis à vis de l’association.
Pour préserver à l'association son caractère plurinational, il ne pourra pas comprendre plus de 2 représentants issus d'un même pays. Dans le cas où plus de deux représentants issus d'un même pays risqueraient d'être membres du Conseil de Direction, les membres de l'association issus de ce pays et présents ou représentés à l'Assemblée Générale devront au préalable choisir ceux qui seront candidats devant l'Assemblée Générale.
Outre les attributions fixées par les statuts de l'association, le Conseil de Direction valide chaque année le budget prévisionnel et le compte de résultat de l'association avant leur présentation devant l'Assemblée Générale.
Le Conseil de Direction choisit en son sein un Président et deux vice-présidents.
Il se réunit au moins trois fois par an. Un relevé de décisions est établi après chacune de ses réunions. Ce relevé de décisions est soumis à l’approbation du Conseil de Direction suivant et conservé dans un registre consultable lors des réunions du Conseil de Direction et au siège de l’association.
Article 5 – Le Comité technico-scientifique
Le Comité technico-scientifique est composé d'au moins 7 membres désignés par le Conseil de Direction. Il ne peut excéder 21 membres. Sont membres de droit du Comité technico-scientifique : un représentant désigné par le Conseil d'Orientation des Itinéraires Culturels du Conseil de l'Europe ainsi que le Directeur de l'Institut Européen des Itinéraires Culturels.
Les réunions du Comité technico-scientifique sont présidées par le Président de l'association ou, en cas d'empêchement et dans l'ordre, par l'un des vice-présidents de l'association, le Directeur, le Secrétaire Général ou par un membre du Comité technico-scientifique désigné par le Président.
Le Comité technico-scientifique émet un avis lors de la sélection des sites "Iter Vitis, les Chemins de la Vigne" et sur toute autre question dont il peut être saisi par le Conseil de Direction de l'Association. Ses avis sont consultatifs. Il se réunit au moins une fois par an.
Article 6 – L’Assemblée Générale
Conformément aux statuts de l’association, l’assemblée générale se réunit au moins une fois par an en séance ordinaire sur convocation du Président ou d’un vice-président mandaté par le Conseil de Direction.
Seuls les membres à jour de leurs obligations vis à vis de l’association sont autorisés à prendre part aux décisions.
En cas de nécessité, l’assemblée générale peut être convoquée en réunion extraordinaire dans les cas prévus par les statuts et selon les mêmes modalités que pour une réunion ordinaire.
Article 7 – Convocation aux réunions
Les réunions des différentes structures composant l'association sont convoquées par le Président selon les formes prévues dans les statuts et dans un délai préalable d'au moins 30 jours avant la date fixée.
En cas d'urgence dûment justifiée (validée par au moins deux autres membres du Comité Exécutif), ce délai pourra être ramené à 15 jours à condition que le lieu de réunion présente les caractères d'accessibilité facilitées pour les membres de l'association (présence d'aéroport(s) desservant quotidiennement au moins 5 capitales européennes à moins d'une heure de voiture du lieu de réunion).
L'ordre du jour devra être communiqué au moins 15 jours avant la date de la réunion.
Les documents nécessitant une validation de la structure convoquée devront être parvenus aux personnes concernées au moins huit jours avant la réunion. Ils devront être formulés dans la langue officielle de l'association ainsi que dans au moins deux autres des langues officielles du Conseil de l'Europe.
Les membres ne pouvant être présents aux réunions ont la possibilité de donner un pouvoir à un autre membre participant à la réunion sauf au Directeur et au Secrétaire Général.

Titre III : Réglementation financière

Article 8 – Suivi budgétaire
Le président et le directeur veillent au respect des grands équilibres financiers de l'association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant.
Ils assurent ou font assurer les taches suivantes :
- le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
- la préparation et le suivi du budget ;
- le remboursement des frais et le paiement des fournisseurs ;
- la transparence du fonctionnement financiers envers les organes de l'associations (conseil de direction, assemblée générale) ;
- les demandes de subvention ;
- l'établissement de la comptabilité.
Un état de suivi budgétaire sera présenté à chaque réunion du Comité Exécutif.
Article 9 – Modalités d'engagement des dépenses
Avec l'accord préalable du Président, le Directeur peut engager librement pour le compte de l'association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l'objet statutaire, dans le cadre du budget approuvé chaque année par le Conseil de Direction et présenté à l'Assemblée Générale. Un document écrit devra attester chaque opération. Le Directeur devra régulièrement en rendre compte lors des réunions du Conseil de Direction.
Article 10 – Modalités de remboursement des frais
Les frais justifiés par l'activité réelle des bénévoles, dûment missionnés par l'association peuvent être remboursés sur présentation des pièces justificatives. Le Président ou le Conseil de Direction sont seuls habilités pour missionner des bénévoles. Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés. Le remboursement des frais sera fait après accord du Conseil de Direction.
Article 11 – Activités financières
L'association peut réaliser toutes les activités et les opérations financières, mobilières et immobilières mentionnées dans ses statuts.
Toute nouvelle activité sera présentée au Conseil de Direction qui devra la valider avant son lancement.

Titre IV : Dispositions diverses

Article 12 – Activités de communication
Dans le respect du label de l'association, le Directeur pourra engager la réalisation de tout document utile à la réalisation de l'objet statutaire. Avant toute réalisation, les documents devront avoir été soumis au Président et, au moins, à deux autres membres du Conseil de Direction issus de deux pays différents. En cas d'utilisation d'une autre langue que celle dite "officielle", les documents devront avoir été visés par un membre du Conseil de Direction parlant la langue utilisée préalablement à leur réalisation.
Toute utilisation du label de l'association est protégée et réglementée. Le Directeur et le Secrétaire Général sont habilités à autoriser son utilisation après sollicitation écrite des membres, organes et organismes qui en feront la demande.
Article 13 – Ouverture de délégations
Il est possible d'instituer des délégations, bureaux ou antennes secondaires de l'association dans chaque pays européen. La reconnaissance de ces délégations sera proposé par le Conseil de Direction et devra être préalablement acceptée par vote favorable des membres réunis en Assemblée Générale.
Article 14 – Adhésion de l'association à des organismes
L'association peut adhérer, promouvoir ou prendre des participations au sein d'organismes en harmonie avec ses propres objectifs statutaires. La reconnaissance de cet engagement devra être préalablement acceptée par vote favorable des membres réunis en Assemblée Générale. Le représentant de l'association au sein de ces organismes sera proposé par le Président et devra être accepté par vote favorable du Conseil de Direction.
Article 15 – Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association « Iter Vitis, les Chemins de la Vigne » est établi par le Conseil de Direction. Il doit ensuite être validé par la prochaine Assemblée Générale. Dans l’attente de cette validation, il est opposable. Il peut être modifié à l’initiative du Conseil de Direction et selon les mêmes modalités.
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